PMO - Biroul de Management al Proiectelor

Ce este un Birou de Management al Proiectelor (PMO)?  Aveti nevoie de unul?

     Companiile care cauta o eficienta mai mare si o directionare mai stricta a proiectelor deschid birouri de management al proiectelor (PMO). Iata ce ar trebui sa faca un PMO, ce tipuri ar trebui sa ia în considerare si cine are nevoie într-adevar de unul.

              Un birou de management al proiectelor (PMO) este un grup sau un departament - intern sau extern al unei companii, organizatii sau întreprinderi  - care stabileste, mentine si asigura standarde pentru managementul de proiect în cadrul acelei organizatii. Un PMO asista la utilizarea celor mai bune practici, straduieste sa standardizeze si sa introduca economii prin repetare în executarea proiectelor, imbunatatind starea si directia proiectelor - toate într-un singur loc. PMO este sursa de documentare, îndrumare si metrici privind practica managementului si executiei proiectului.

Rolurile si responsabilitatile unui PMO

     Un PMO va asigura ca procedurile, practicile si operatiunile companiei merg bine - la timp, in buget si în acelasi mod. PMO-urile sunt acolo pentru a asigura succesul proiectelor si programelor si acest lucru este esential deoarece organizatiile furnizeaza valoare prin proiecte si programe.

     EUROPROIECT ESTATE, ofera servicii pentru infiintare si dezvoltare PMO si ajuta companiile sa creeze propriile PMO interne, care sa :

• Ofere beneficii organizationale, repetabile si pe termen lung• Alinieze strategia si cultura organizationala• Sa fie suficient de agila pentru a se adapta ca schimbari de strategie• Sa fie un factor cheie pentru organizatiile performante• Sa integreze datele si informatiile din proiectele organizatiei, sa acorde sprijin pentru un bilant echilibrat• Sa permita partajarea resurselor, metodologiilor, instrumentelor si tehnicilor pentru succesul proiectelor din cadrul organizatiei• Sa identifice si sa dezvolte metodologia de management al proiectelor, cele mai bune practici si standarde• Sa asigure pregatire, sa faca mentoring, sa instruiasca si sa supravegheze managerii si personalul de proiect.

Diferite tipuri de PMO

     Gradul de control si de influenta pe care PMO-urile îl au asupra proiectelor depinde de tipul de structura PMO din cadrul organizatiei. Cele trei tipuri generale de PMO sunt: Suport, Control si Directiv.

•    PMO de sustinere (suport) este tipul de PMO care furnizeaza ajutor daca este necesar, avand un rol consultativ.•    PMO de control pune un anumit grad de control asupra proiectelor. Acesta furnizeaza sabloane, proceduri si rapoarte companiei. Este punctul care asigura aplicarea unor standarde prin solicitarea de conformitate, oferind tot sprijinul, dar PMO-ul nu se ocupa de tot - acesta fiind cel mai comun tip de PMO.•    PMO directiv este acela care directioneaza gestionarea lucrarilor proiectelor, sprijina si controleaza personalul si asigura respectarea cerintelor sabloanelor, procedurilor si cerintelor de raportare furnizate de PMO prin preluarea controlului si gestionarea proiectelor. Acestea sunt cele mai frecvente în mediile foarte procedurate, cu grad ridicat de risc.

PMO-urile pot fi interne sau externe.

•    PMO-urile interne sunt comune în organizatiile care desfasoara programe mari în transformarea proceselor de afaceri.•    PMO-urile externe au multe dintre calitatile celor interne, fiind de asemenea foarte bune la comunicarea cu clientii, cu partile interesate si cu echipele de proiect care fac dezvoltarea lucrarilor pe care le gestionati.

Aveti nevoie de un PMO?

     Cel mai bun punct pentru a începe atunci când va gânditi daca aveti sau nu nevoie de un PMO este sa va uitati la modul în care functioneaza compania dvs. si sa vedeti daca diferite segmente ale acesteia lucreaza deja împreuna, existand  armonie între sisteme si grupuri sau daca functioneaza ca silozuri, cu sisteme diferite si nu comunica prea mult între ele. Daca compania dvs. este ramasa in urma, atunci un PMO poate ajuta. De asemenea, daca intentionati sa implementati sau sa realizati orice proiecte sau schimbari strategice semnificative - sau strategia pe care deja o aveti nu este îndeplinita, un PMO ar putea fi potrivit pentru organizatia dvs.     Daca executati proiecte care au un nivel semnificativ de cost sau au un nivel semnificativ de impact sau de dificultate, atunci puteti beneficia într-adevar de PMO. Cu siguranta, cu cât proiectele sunt mai mari, cu atât mai mare este bugetul, existand mai multe proiecte, cu atât mai mult puteti beneficia de existenta unui PMO.     PMO-urile strategice permit schimbarea strategica a organizatiilor. PMO variaza foarte mult. Unele reprezinta un mijloc de standardizare a proceselor de guvernanta legate de proiecte si de facilitare a partajarii resurselor si a instrumentelor, altele servesc ca centre de excelenta, iar altele aliniaza activitatea de proiect si program la strategia organizationala dintr-o întreprindere.     PMO-urile pot lua alte functii dincolo de standarde si de metodologie si pot participa la managementul proiectelor strategice fie ca facilitator, fie în mod activ ca proprietar al procesului de management al portofoliului. Sarcinile pot include monitorizarea si raportarea proiectelor si portofoliilor active (urmarirea proiectului pâna la finalizare) si raportarea progreselor catre managementul superior pentru deciziile strategice cu privire la ce proiecte sa continue sau sa se anuleze.

Pentru informatii suplimentare despre PMO, daca doriti sa implementati un PMO in organizatia Dvs. sau daca doriti sa va asiguram servicii externe de PMO , nu ezitati sa ne contactati.