ATRIBUTIILE COMPARTIMENTULUI CANCELARIA ORDINELOR

Compartimentul Cancelaria Ordinelor răspunde de coordonarea activităţii de decorare, conform legii şi de arhivarea documentelor instituţiei prezidenţiale.Compartimentul Cancelaria Ordinelor are următoarele atribuţii principale:• Propune Preşedintelui României cota anuală de decoraţii pe tipuri, grade sau clase, conform prevederilor legale;• Pe baza cotei anuale de decoraţii propune Preşedintelui României numărul de decoraţii, pe tipuri, grade sau clase care urmează a fi repartizate fiecărui minister sau instituţii centrale autorizate să facă propuneri de decorare, elaborează decretele de decorare;• Elaborează decretele şi notele însoţitoare pentru decoraţiile acordate de către Preşedintele României;• Urmărirea şi verificarea, din punct de vedere al respectării prevederilor legale şi al calităţii, a confecţionării decoraţiilor şi a accesoriilor acestora (cutii, brevete etc.), recepţionarea şi gestionarea acestora.• Preluarea propunerilor de decorare făcute de instituţiile abilitate, verificarea şi respectarea normelor legale de acordare şi întocmirea tabelelor centralizate, pe tipuri, grade sau clase şi supunerea aprobării Preşedintelui României împreună cu proiectele de decret privind conferirea lor.• Întocmirea documentarelor (scurt istoric al decoraţiei şi principalele prevederi legale legate de acestea) care, prin Compartimentul Protocol, sunt transmise compartimentelor similare străine în cazul decorării de către Preşedintele României a unor înalte personalităţi.• Propunerea spre aprobare şi urmărirea realizării tipizatelor specifice (registre de evidenţă, fişe tip pentru persoanele propuse spre decorare, capetele de tabel pentru propunerile de decorare ş.a.).• Înregistrarea pe suport de hârtie şi pe suport magnetic, în registrul general şi în registrele pe tipuri, grade şi clase, a persoanelor decorate.• Organizarea ceremoniilor de conferire a decoraţiilor acordate înaltelor personalităţi străine în colaborare cu Compartimentul Protocol şi Departamentul Managementul Resurselor.• Înaintarea către ministere şi instituţiile centrale autorizate, conform legii, a propunerilor de decorare, cuantumurile necesare pentru fiecare decoraţie, grad sau clasă pentru care urmează să se facă propuneri de conferire.• Întocmirea, în colaborare cu Ministerul Afacerilor Externe, a listelor cu cetăţenii români care au fost decoraţi de alte state, în vederea acordării dreptului de port a acestora.• Asigură evidenţa, la zi, a listelor persoanelor decorate şi publicarea acestora pe site-ul Administraţiei Prezidenţiale.• Ţine evidenţa locurilor vacante pentru fiecare decoraţie pe grade şi clase.• Colaborează cu toate Consiliile de Onoare în vederea bunei desfăşurări a activităţii acestora şi exercită activitatea de secretariat în cadrul şedinţelor acestora.• Urmăreşte respectarea prevederilor privind evidenţa documentelor şi materialelor, regimul şi arhivarea acestora;• Asigurarea instructajelor periodice, cu şefii de cabinet şi secretarele, privind evidenţa, păstrarea şi arhivarea documentelor;• Urmărirea evidenţei matricelor sigilare folosite în cadrul Administraţiei Prezidenţiale;• Întocmirea Nomenclatorului arhivistic şi realizarea demersurilor necesare pentru obţinerea avizului Comisiei de selecţionare şi a acordului Arhivelor Naţionale pentru proiectul de nomenclator;• Urmărirea aplicării prevederilor din nomenclator pentru arhivarea anuală;• Elaborarea instrucţiunilor de arhivare, pe baza legislaţiei în vigoare, în concordanţă cu specificul instituţiei; • Asigurarea prelucrării, conform inventarelor şi proceselor verbale, a unităţilor arhivistice constituite anual de către compartimente;• Organizarea depozitului de arhivă în conformitate cu prevederile Legii nr.16/1996 cu modificările şi completările ulterioare;• Urmărirea şi verificarea corectitudinii întocmirii unităţilor arhivistice conform tematicii şi termenelor de păstrare a documentelor, cotarea şi inscripţionarea dosarelor;• Elaborarea lucrărilor de selecţionare a unităţilor arhivistice la expirarea termenelor de păstrare a acestora în depozitul arhivei;• Ţinerea evidenţei solicitărilor de consultare a documentelor din Arhiva Administraţiei Prezidenţiale şi Arhiva de Documente Secrete;• Urmărirea respectării condiţiilor pentru consultarea dosarelor.• Eliberează/retrage legitimaţiile tuturor angajaţilor din cadrul Administraţiei Prezidenţiale la solicitarea Departamentului Managementul Resurselor;• Evidenţa declaraţiilor de interese pentru Preşedintele României, consilierii prezidenţiali şi consilierii de stat în conformitate cu prevederile de la Titlul IV, Conflictul de interese şi regimul incompatibilităţilor în exercitarea demnităţilor publice şi funcţiilor publice din Legea nr. 161/2003 privind unele măsuri pentru asigurarea transparenţei în exercitarea demnităţilor publice, a funcţiilor publice şi în mediul de afaceri, prevenirea şi sancţionarea corupţiei, art. 113, alin (1), pct. a), c) şi alin. (3) şi ale Legii nr. 144/2007 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Agenţiei Naţionale de Integritate, republicată.• Evidenţa declaraţiilor de avere pentru Preşedintele României, consilierii prezidenţiali şi consilierii de stat în conformitate cu prevederile art.4, alin. (1) pct. a) al Legii nr. 115/1996 pentru declararea şi controlul averii demnitarilor, magistraţilor, a unor persoane cu funcţii de conducere şi de control şi a funcţionarilor publici, modificată şi completată şi ale Legii nr. 144/2007 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Agenţiei Naţionale de Integritate, republicată.• Evidenţa Decretelor emise de Preşedintele României; ordonarea cronologică şi distribuirea copiilor către instituţiile interesate; • Evidenţa Deciziilor emise de Preşedintele României şi ordonarea lor cronologică;• Asigurarea transmiterii, în regim de urgenţă, a tuturor Decretelor semnate de Preşedintele României în vederea publicării, cât şi a altor documente, la Monitorul Oficial;• Asigurarea transmiterii pentru contra-semnare de către Primul Ministru a Decretelor de decorare emise de Preşedintele României care impun, conform legii, necesitatea acestei semnături;• Colaborează cu Secretariatul de Stat pentru Problemele Revoluţionarilor în vederea exercitării atribuţiilor care revin, potrivit prevederilor legale, Cancelariei Ordinelor, privind drepturile persoanelor care au calitatea de Erou Martir sau Luptător pentru Victoria Revoluţiei din Decembrie 1989;• Aplicarea Legii nr. 544/12 octombrie 2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public, în conformitate cu articolele 5, 6, 7, 8, 9, 21 şi articolele 6, 7, 8, 10, 11, 14, 16, 20, 23, 24, 25, 27, 29, 30 din Hotărârea nr. 123/7 februarie 2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 544/2001;Atribuţiile şi sarcinile pentru fiecare salariat se stabilesc prin fişa postului, aprobată de şeful Compartimentului Cancelaria Ordinelor.