2. Modalitatea de completare a formularului de notificare .....

Vezi textul integral

la www.dataprotection.ro

2.1 Prima pagină a formularului de notificareSpaÅ£iul rezervat autorităţii de supraveghere se va completa doar de către aceasta.După ce bifează forma sub care completează formularul de notificare se va marca cu „X", după caz, dacă:•    operatorul notifică pentru prima dată (o notificare generală, simplificată sau specială); •    operatorul completează/modifică o notificare anterioară, situaÅ£ie în care se va preciza numărul sub care notificarea pe care intenÅ£ionează să o modifice sau să o completeze figurează în registrul de evidenţă a prelucrărilor de date cu caracter personal.

2.1.1 SECÅ¢IUNEA I: OperatorulNumele/denumirea operatorului:În cazul operatorilor ce au calitatea de persoane fizice se precizează numele ÅŸi prenumele acestora (conform actului de identitate).În cazul operatorilor ce au calitatea de persoane fizice autorizate se precizează numele ÅŸi prenumele acestora, respectiv denumirea, aÅŸa cum rezultă din documentul ce le permite desfăşurarea unei activităţi independente, autorizată în baza unei legi speciale.În cazul operatorilor ce au calitatea de persoane juridice române se precizează denumirea oficială ÅŸi completă a acestora, aÅŸa cum rezultă din actul normativ de înfiinÅ£are (pentru operatorii din sectorul public), iar pentru operatorii români din sectorul privat se va menÅ£iona denumirea din certificatul de înregistrare la Oficiul NaÅ£ional al Registrului ComerÅ£ului sau în Registrul asociaÅ£iilor ÅŸi fundaÅ£iilor.În cazul operatorilor ce au calitatea de persoane juridice străine, se precizează denumirea oficială ÅŸi completă a acestora, aÅŸa cum rezultă din documentul de înregistrare la camera de comerÅ£ de care aparÅ£ine.Adresa/sediul operatoruluiSe completează adresa operatorului persoană fizică (domiciliul ÅŸi/sau reÅŸedinÅ£a) ÅŸi, respectiv, sediul persoanei juridice, aÅŸa cum este stabilit potrivit legii, în actul normativ de înfiinÅ£are sau aÅŸa cum este prevăzut în certificatul de înregistrare la Oficiul NaÅ£ional al Registrului ComerÅ£ului sau în Registrul asociaÅ£iilor ÅŸi fundaÅ£iilor.Apoi, operatorul bifează în ce calitate notifică autoritatea de supraveghere, respectiv dacă este persoană fizică, persoană fizică autorizată sau persoană juridică. În această din urmă situaÅ£ie, alege sectorul căruia îi aparÅ£ine, respectiv public (cu precizarea categoriei de autorităţi din care face parte - autoritate centrală, locală sau „altele" - cum ar fi: regii autonome, companii sau societăţi naÅ£ionale) sau privat.Dacă operatorul este membru al unei asociaÅ£ii profesionale sau al unei alte forme de asociere, se menÅ£ionează denumirea acesteia.În acest sens, precizăm că, potrivit art. 28 din Legea nr. 677/2001, asociaÅ£iile profesionale au obligaÅ£ia de a elabora coduri de conduită, supuse avizării ANSPDCP, care să conÅ£ină reguli de protecÅ£ie a datelor personale prelucrate de membrii acestora.Persoana de contactSe completează datele solicitate (nume, prenume ÅŸi telefon) ale persoanei de contact desemnate de operator pentru menÅ£inerea legăturii cu A.N.S.P.D.C.P. Este de preferat ca, în cadrul operatorului, să fie desemnată o persoană responsabilă cu aplicarea Legii nr. 677/2001, modificată ÅŸi completată.La secÅ£iunea „DECLARAÅ¢IE", persoana abilitată (operatorul - persoană fizică sau reprezentantul legal - în cazul persoanei juridice) să dea această declaraÅ£ie îÅŸi menÅ£ionează numele ÅŸi prenumele, funcÅ£ia sau profesia (după caz), indică data completării ÅŸi semnează.În cazul operatorului persoană juridică notificarea se semnează de reprezentantul său legal ÅŸi trebuie să poarte ÅŸi ÅŸtampila acestuia.AtenÅ£ie!Formularele a căror „DECLARAÅ¢IE" nu este completată, semnată ÅŸi ÅŸtampilată potrivit cerinÅ£elor, nu vor fi analizate.2.2 Completarea celorlalte secÅ£iuni ale formularului de notificare2.2.1. SECÅ¢IUNEA II: Reprezentantul operatorului situat într-un stat terÅ£În cazul în care operatorul nu este stabilit în state din Uniunea Europeană sau în alte state din Zona Economică Europeană, trebuie să îÅŸi desemneze un reprezentant. Acesta poate fi o persoană juridică sau fizică care are sediul sau domiciliul/reÅŸedinÅ£a pe teritoriul statului român sau o altă entitate fără personalitate juridică, desemnată de operator pentru prelucrarea datelor în România (spre exemplu, o reprezentanţă sau o sucursală).În acest context, precizăm că dispoziÅ£iile Legii nr. 677/2001, modificată ÅŸi completată, sunt aplicabile ÅŸi reprezentantului operatorului.În situaÅ£ia în care operatorul îÅŸi desemnează un reprezentant, rubricile de la această secÅ£iune se completează potrivit instrucÅ£iunilor de la SECÅ¢IUNEA I.2.2.2 SECÅ¢IUNEA III: Împuternicitul care prelucrează datele pe seama operatoruluiLegea nr. 677/2001, modificată ÅŸi completată defineÅŸte persoana împuternicită de operator ca fiind orice persoană fizică sau juridică (de drept privat ori de drept public) care prelucrează date cu caracter personal pe seama operatorului.Pentru prelucrarea datelor cu caracter personal prin intermediul persoanei/persoanelor împuternicite de operator se va anexa, pe suport de hârtie sau on-line, documentul/documentele cu următoarele date ale acesteia/acestora: nume/denumire, adresa/sediul, judeÅ£ul, localitatea, sectorul, Å£ara, codul poÅŸtal, telefon, fax, e-mail (aÅŸa cum rezultă din contractul încheiat în condiÅ£iile reglementate de art. 20 alin. (5) din Legea nr. 677/2001, modificată ÅŸi completată).2.2.3 SECÅ¢IUNEA IV: Scopul prelucrăriiÎn acest spaÅ£iu se marchează cu „X" rubrica/rubricile corespunzătoare scopului sau scopurilor corelate în care operatorul desfăşoară activităţi ce implică prelucrarea datelor cu caracter personal ale persoanelor fizice. Dacă scopul sau scopurile corelate în care operatorul prelucrează datele nu se regăsesc în secÅ£iunea de faţă, se completează spaÅ£iul aferent rubricii „altele".Ca urmare, vă prezentăm situaÅ£iile în care pot fi bifate scopurile prelucrării prevăzute în formularul de notificare ÅŸi cum pot fi corelate între ele:Resurse umane - scop specific tuturor entităţilor de drept public ÅŸi de drept privat pentru prelucrarea datelor propriilor angajaÅ£i, în alte scopuri decât cele pentru care trebuie avute în vedere prevederile art. 1 lit. b) din Decizia nr. 90/2006 ÅŸi art. 1 lit. b), lit. c), lit. d) din Decizia nr. 100/2007 (emise de PreÅŸedintele Autorităţii NaÅ£ionale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal ÅŸi publicate în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 654 din 28 iulie 2006, respectiv nr. 823 din 3 decembrie 2007).În aceste decizii sunt prevăzute situaÅ£iile pentru care nu este necesară completarea notificării în cazul prelucrării datelor cu caracter personal ale propriilor angajaÅ£i.SituaÅ£ii în care este necesară completarea notificării în cazul prelucrării datelor cu caracter personal ale propriilor angajaÅ£i (exemple):- acordarea unor facilităţi destinate stimulării ÅŸi/sau fidelizării angajaÅ£ilor operatorului sau pentru perfecÅ£ionare continuă a acestora;- schimburi de experienţă, cursuri de perfecÅ£ionare.Acest scop poate fi precizat cu pct. 32 „alte scopuri" (unde operatorul trebuie să indice scopul/scopurile în care prelucrează datele propriilor angajaÅ£i).Gestiune economică financiară ÅŸi administrativă - scop specific entităţilor de drept public ÅŸi de drept privat care au obligaÅ£ii legale în domeniu, iar excepÅ£ia de la obligaÅ£ia de a notifica prelucrarea datelor având acest scop se regăseÅŸte în Decizia nr. 100/2007.SelecÅ£ie ÅŸi plasare forţă de muncă - scop specific autorităţilor ÅŸi instituÅ£iilor publice cu competenÅ£e în acest domeniu (agenÅ£ii de ocupare a forÅ£ei de muncă, centre profesionale) sau altor persoane juridice care au ca obiect de activitate medierea angajării persoanelor care solicită încheierea unui contract de muncă cu un angajator din Å£ară sau străinătate.Acest scop poate fi corelat cu pct. 4 (reclamă, marketing ÅŸi publicitate), în măsura în care datele persoanelor fizice sunt utilizate pentru promovarea activităţii operatorului, iar în cazul autorităţilor/instituÅ£iilor publice ÅŸi cu pct. 7 (protecÅ£ie ÅŸi asistenţă socială)Reclamă, marketing ÅŸi publicitate - scop specific agenÅ£iilor ÅŸi societăţilor de marketing direct ÅŸi nu se corelează cu nici un alt scop, precum ÅŸi altor entităţi de drept public sau de drept privat, ca scop secundar corelat cu scopul specific activităţii de bază al operatorului utilizat pentru promovarea acesteia.Servicii de sănătate - scop specific entităţilor care acordă persoanelor fizice asistenţă medicală, indiferent de forma de organizare a acestora (cabinete medicale, spitale, policlinici, laboratoare). Acest scop poate fi corelat cu pct. 4 „reclamă, marketing ÅŸi publicitate" (pentru promovarea serviciilor de sănătate) ÅŸi pct. 16 „cercetare ÅŸtiinÅ£ifică" (în măsura în care datele pacienÅ£ilor sunt utilizate în astfel de activităţi).EducaÅ£ie ÅŸi cultură - acest scop poate fi declarat de instituÅ£iile de învăţământ ÅŸi de cultură (grădiniÅ£e, ÅŸcoli, licee, universităţi, centre, institute culturale, asociaÅ£ii, fundaÅ£ii cu acest specific, stabilimente de spectacole - teatre, filarmonici, cinematografe, ÅŸi se poate corela cu pct. 32 „alte scopuri" (unde se poate detalia scopul prelucrării care nu intră sub incidenÅ£a Deciziei 91/2006).ProtecÅ£ie ÅŸi asistenţă socială - scop specific entităţilor care desfăşoară activităţi în acest domeniu (de ex: direcÅ£ii de protecÅ£ie ÅŸi asistenţă socială, centre de plasament, orfelinate, cămine de bătrâni, case de pensii, oficii de ÅŸomaj, agenÅ£ii pentru ocuparea forÅ£ei de muncă, autorităţi în domeniul protecÅ£iei persoanelor cu handicap), precum ÅŸi celor care desfăşoară acÅ£iuni privind ajutorarea persoanelor aflate în nevoie (orfani, bătrâni, copii, handicapaÅ£i) ÅŸi acordă asistenţă de specialitate instituÅ£iilor publice care au ca obiect de activitate protecÅ£ia acestor categorii de persoane.Acest scop se poate corela cu pct. 3 (selecÅ£ie ÅŸi plasare forţă de muncă), pct. 5 (servicii de sănătate), în cazul CNAS, spitalelor ÅŸi serviciilor de ambulanţă, ÅŸi pct. 15 (statistică).Urbanism ÅŸi amenajarea teritoriului - scop specific serviciilor publice de interes local, prin intermediul cărora se realizează o activitate de utilitate publică. De regulă, acest scop poate fi declarat de primării, prin serviciile specializate ÅŸi poate fi corelat cu pct. 14 (emitere autorizaÅ£ii/licenÅ£e) ÅŸi pct. 15 (statistică).Fond funciar - de regulă acest scop este declarat de primării ÅŸi prefecturi, pentru activităţi reglementate de acte normative (activitate agricolă, acordarea de despăgubiri sau compensaÅ£ii, reconstituirea dreptului de proprietate asupra terenurilor) ÅŸi poate fi corelat cu pct. 10 (cadastru ÅŸi publicitate imobiliară) ÅŸi pct. 15 (statistică).Cadastru ÅŸi publicitate imobiliară - scop declarat de AgenÅ£ia NaÅ£ională de Cadastru ÅŸi Publicitate Imobiliară, oficiile judeÅ£ene de cadastru ÅŸi publicitate imobiliară, pentru activităţi necesare înscrierii în cartea funciară ÅŸi poate fi corelat cu pct. 14 (emitere autorizaÅ£ii/licenÅ£e), pct. 15 (statistică) ÅŸi pct. 29 (în cazul aplicării de sancÅ£iuni contravenÅ£ionale, potrivit Legii nr. 7/1996, republicată, a cadastrului ÅŸi publicităţii imobiliare).Taxe ÅŸi impozite - se declară de către autorităţile administraÅ£iei publice care au atribuÅ£iile stabilite prin acte normative speciale (primării, direcÅ£ii ale finanÅ£elor publice), cu privire la stabilirea cuantumurilor taxelor ÅŸi impozitelor ÅŸi încasarea lor, ÅŸi se poate corela cu pct. 23 (colectare debite/recuperare creanÅ£e).EvidenÅ£a populaÅ£iei ÅŸi stare civilă - se declară de către serviciile publice comunitare de evidenţă a persoanelor care asigură întocmirea, păstrarea, evidenÅ£a ÅŸi eliberarea, actelor de stare civilă ÅŸi a celor de identitate ÅŸi se poate corela cu pct. 13 (evidenţă electorală) ÅŸi pct. 15 (statistică).Evidenţă electorală - se declară de serviciile publice comunitare de evidenţă a persoanelor care asigură întocmirea, păstrarea, evidenÅ£a ÅŸi eliberarea, cărÅ£ilor de alegător, listelor electorale permanente, precum ÅŸi de Autoritatea Electorală Permanentă. Acest scop se poate corela cu pct. 12 (evidenÅ£a populaÅ£iei ÅŸi stare civilă) ÅŸi pct. 15 (statistică).Emitere autorizaÅ£ii/licenÅ£e - se declară de către autorităţile ÅŸi instituÅ£iile publice care desfăşoară activităţi în acest sens. Acest scop se poate corela cu pct. 8 (urbanism ÅŸi amenajarea teritoriului), pct. 9 (fond funciar) ÅŸi pct. 10 (cadastru ÅŸi publicitate imobiliară).Statistică - scop ce poate fi bifat de Institutul NaÅ£ional de Statistică ÅŸi structurile sale teritoriale. Acest scop poate fi bifat ÅŸi de către alte entităţi doar corelat cu alte scopuri (dacă datele cu caracter personal colectate în vederea realizării acestora sunt utilizate ÅŸi la întocmirea unor analize statistice).Cercetare ÅŸtiinÅ£ifică - scop specific operatorilor care iniÅ£iază studii de cercetare ÅŸtiinÅ£ifică în diferite domenii de activitate, inclusiv studii clinice. Acest scop se poate corela cu pct. 5 (servicii de sănătate) ÅŸi scopul specific activităţii operatorului (dacă realizarea acestuia implică ÅŸi efectuarea unor cercetări în domeniul respectiv).Administrarea justiÅ£iei - este specific instanÅ£elor ÅŸi executorilor judecătoreÅŸti.Activitate notarială - scop specific activităţii desfăşurată de notarii publici Activitate politică - scop specific activităţii desfăşurate de partidele politice ÅŸi candidaÅ£ii independenÅ£i pentru prelucrarea datelor personale ale susÅ£inătorilor (necesare la depunerea candidaturilor la alegeri) ÅŸi se poate corela, după caz, cu pct. 4 (reclamă, marketing ÅŸi publicitate) ÅŸi pct. 13 (evidenţă electorală).Servicii de consiliere legală ÅŸi reprezentare în justiÅ£ie - scop specific persoanelor fizice autorizate sau persoanelor juridice care prestează servicii de consultanţă juridică ÅŸi/sau de reprezentare în justiÅ£ie (ex: cabinetele de avocatură, direcÅ£ii de protecÅ£ie a copilului) ÅŸi se poate corela cu pct. 7 (protecÅ£ie ÅŸi asistenţă socială, în cazul direcÅ£iilor de asistenţă ÅŸi protecÅ£ia copilului), pct. 23 (colectare debite/recuperare creanÅ£e) ÅŸi pct. 32 (pentru prevenirea fraudelor).Servicii financiar-bancare - poate fi bifat numai în măsura în care operatorului îi sunt aplicabile prevederile OrdonanÅ£ei de Urgenţă nr. 99/2006 privind instituÅ£iile de credit ÅŸi adecvarea capitalului (în sensul art. 7 alin. (1) pct. 10 din acelaÅŸi act normativ), respectiv bănci, case de ajutor reciproc, instituÅ£ii financiare nebancare ÅŸi societăţi al căror obiect principal de activitate îl constituie acest scop. Se poate corela cu pct. 4 (reclamă, marketing ÅŸi publicitate), pct. 22 (rapoarte de credit), pct. 23 (colectare debite/recuperare creanÅ£e), pct. 24 (servicii de asigurări ÅŸi reasigurări), pct. 25 (tranzacÅ£ii imobiliare) ÅŸi pct. 32 (pentru prevenirea fraudelor).Rapoarte de credit - poate fi declarat de societăţi de tipul birourilor de credit (trebuie avută în vedere Decizia nr. 105/2007). Se poate corela cu pct. 21 (servicii financiar-bancare), pct. 24 (servicii de asigurări ÅŸi reasigurări) ÅŸi scopul specific activităţii desfăşurate de diverse entităţi beneficiare a serviciilor oferite de birourile de credit.Colectare debite/recuperare creanÅ£e - este specific tuturor entităţilor care prelucrează date cu caracter personal în vederea colectării debitelor/recuperării creanÅ£elor de la proprii clienÅ£i/angajaÅ£i/membrii ÅŸi se poate corela cu scopul care rezultă din activitatea principala desfăşurată de operator. Acest scop poate fi declarat ÅŸi de către entităţile care au ca obiect de activitate colectare debite/recuperare creanÅ£e, numai pentru prelucrările de date efectuate în calitate de operator, în nume propriu. Nu se bifează de entităţile care colectează debite/recuperează creanÅ£e în calitate de împuternicit al operatorului, în baza contractului de prestări servicii încheiat cu acesta.Servicii de asigurări ÅŸi reasigurări - scop specific societăţilor de asigurări ÅŸi/sau reasigurări, dar poate fi bifat ÅŸi de alte entităţi (bănci, instituÅ£ii financiare nebancare, agenÅ£ii de turism, case de ajutor reciproc) care utilizează datele persoanelor vizate în vederea asigurării/reasigurării serviciului/produsului contractat de acestea. Se poate corela cu pct. 4 (reclamă, marketing ÅŸi publicitate), pct. 21 (servicii financiar-bancare) ÅŸi pct. 32 alte scopuri (pentru servicii financiare nebancare).TranzacÅ£ii imobiliare - scop specific agenÅ£iilor imobiliare, dar poate fi bifat ÅŸi de alte entităţi, în măsura în care acestea desfăşoară activităţi similare, respectiv pentru intermedierea vânzării-cumpărării de imobile către/de la persoane fizice. Se poate corela cu pct. 4 (reclamă, marketing ÅŸi publicitate) Servicii hoteliere ÅŸi de turism - scop specific unităţilor hoteliere ÅŸi agenÅ£iilor de turism, dar poate fi declarat ÅŸi de către entităţile care deÅ£in spaÅ£ii pentru odihnă ÅŸi/sau tratament (în care sunt cazaÅ£i propriii angajaÅ£i ÅŸi familiile acestora pe perioada concediilor de odihnă), precum ÅŸi de unităţile de învăţământ care deÅ£in cămine ÅŸi/sau tabere pentru elevi ÅŸi studenÅ£i. Se poate corela cu pct. 4 (reclamă, marketing ÅŸi publicitate).Monitorizarea/securitatea persoanelor, spaÅ£iilor ÅŸi/sau bunurilor publice/private - acest scop poate fi declarat de operatorul care monitorizează accesul angajaÅ£ilor ÅŸi al vizitatorilor în sediul său prin diverse mijloace (ex. registre, cartele ÅŸi supraveghere video, registrul de acces al persoanelor) precum ÅŸi de entităţile care supraveghează video locuri ÅŸi spaÅ£ii deschise sau destinate publicului ÅŸi căile publice de acces. Servicii de comunicaÅ£ii electronice - conceptul de „comunicaÅ£ii electronice" înglobează toate sistemele de transmisie ÅŸi echipamentele de comutare sau rutare, precum ÅŸi orice alte resurse, care permit transportul semnalelor prin fir, radio, fibră optică sau orice alte mijloace electromagnetice. Această definiÅ£ie acoperă reÅ£elele fixe (cu comutare de circuite sau de pachete, inclusiv Internet) ÅŸi reÅ£elele mobile terestre, reÅ£elele de comunicaÅ£ii prin satelit, reÅ£elele utilizate pentru transmiterea comunicaÅ£iei audiovizuale ÅŸi reÅ£elele de cablu TV. Scop specific entităţilor furnizoare de servicii de comunicaÅ£ii electronice (telefonie, radiocomunicaÅ£ii, internet, televiziune prin cablu) ÅŸi celor care oferă servicii prin intermediul internetului (comerÅ£ on-line, concursuri on-line).Constatarea ÅŸi sancÅ£ionarea contravenÅ£iilor - scop specific autorităţilor ÅŸi instituÅ£iilor publice care au astfel de competenÅ£e în baza unor dispoziÅ£ii legale (de exemplu: Garda Financiară, Curtea de Conturi, PoliÅ£ia Comunitară).Prevenirea, cercetarea, reprimarea infracÅ£iunilor, menÅ£inerea ordinii publice - scop specific instanÅ£elor ÅŸi parchetelor.Alte activităţi defăşurate în domeniul dreptului penal - scop specific instanÅ£elor ÅŸi parchetelor, inspectoratelor de poliÅ£ie ÅŸi de jandarmi, precum ÅŸi altor instituÅ£ii publice care desfăşoară astfel de activităţi.Alte scopuri - în situaÅ£ia în care scopul sau scopurile corelate în care persoanele fizice ÅŸi/sau juridice ce au calitatea de operator în sensul Legii nr. 677/2001 prelucrează date cu caracter personal nu se regăsesc la punctele 1 - 31 acestea vor fi indicate la pct. 32.La completarea secÅ£iunii IV operatorul trebuie să verifice dacă scopul sau scopurile corelate ÅŸi/sau distincte în care prelucrează datele personale se regăsesc printre cazurile care permit completarea formularului de notificare în formă simplificată sau îl scutesc de obligaÅ£ia de a notifica, potrivit deciziilor emise de preÅŸedintele autorităţii de supraveghere. În acest sens, precizăm că acordarea acestor facilităţi nu exonerează operatorul de îndeplinirea obligaÅ£iilor ce-i revin potrivit legislaÅ£iei din domeniul protecÅ£iei datelor cu caracter personal.