De cate ori n-ai auzit sau n-ai fost implicat intr-un proiect care a esuat lamentabil? Sau poate doar nu a fost atat de performant pe cat trebuia. Ai investit vreodata timp sa analizezi retrospectiv ce a determinat proiectul sa evolueze pe calea gresita? Daca da, este posibil sa fi spus: "Ar fi trebuit sa investim mai mult timp in planificare".Majoritatea proiectelor au termene limita si se pare ca acestea devin tot mai scurte. Tintirea unor termene limita agresive il preseaza pe managerul de proiect sa demareze proiectul cat mai curand posibil. Totusi, inainte de a incepe munca trebuie sa investesti timp in planificarea preliminara pentru a te asigura ca activitatile sunt intelese corect si convenite. Acesta nu este un timp pierdut sau o ‘supraincarcare'. Este timpul investit de managerul de proiect pentru a se asigura ca echipa de proiect si clientul au perceptii comune asupra livrabilelor proiectului, termenului de livrare, costurilor, responsabilitatilor si modalitatilor de executie a activitatilor.

La finalul unui proiect dificil, beneficiile planificarii ar putea fi evidente. Dar beneficiile sunt cunoscute chiar dinainte. La un nivel general, aceste beneficii includ:

• Intelegerea si obtinerea acordului asupra obiectivelor proiectului, livrabilelor, sferei de cuprindere, riscurilor, costurilor, abordarii, etc. (din Documentul de Definire a Proiectului). Prin aceasta se asigura pur si simplu acordul dintre echipa de proiect si sponsor asupra muncii necesare.
• Se determina daca scenariul de business original mai este inca valid. La momentul aprobarii initiale a proiectului, costurile si durata au fost probabil estimate la un nivel general - probabil in limita a ± 50%. Acum, la demararea proiectului, estimarile trebuie revalidate astfel incat sa se apropie de marja de ± 10%. Aceasta rafinare suplimentara poate determina obtinerea unor estimari mai mari iar acestea pot face scenariului de business neatractiv. De exemplu, un proiect care presupune un efort de10,000 de ore ar putea avea sens din punct business. Daca procesul de planificare mai detaliata determina rafinarea estimarii la 20,000 de ore, proiectul ar putea sa nu mai aiba sens din punct de vedere business.
• Asigurarea disponibilitatii resurselor atunci cand ai nevoie de ele. Aceasta este determinata de intelegerea organizatiei ce deruleaza proiectul si de elaborarea programului de activitati incluzand alocarea resurselor.
• Furnizarea unui nivel general de referinta in raport cu care se poate compara evolutia. Aceasta este determinata de elaborarea unui cadru temporal al reperelor intermediare in baza programului de activitati mai detaliat.
• Validarea incipienta a proceselor utilizate pentru managementul proiectului impreuna cu clientul. Procedurile utilizate pentru managementul proiectului trebuie discutate si explicate clientilor si membrilor echipei.

Ar trebui sa fie logic ca proiectele de mica anvergura necesita un ciclu de planificare mai scurt iar cele de mare anvergura un ciclu de planificare mai lung. Efortul necesar planificarii proiectului depinde de volumul informatiilor si de gradul de detaliere ce trebuie intelese si documentate. Durata necesara definirii proiectului depinde de timpul necesar pentru descoperirea si documentarea informatiilor precum si pentru obtinerea acordului si aprobarii clientului. Uneori, managerul de proiect poate deveni frustrat din cauza dificultatii de a obtine acordul clientului asupra sferei de cuprindere, programului de activitati si costurilor proiectului. Dar tocmai din acest motiv aceste lucruri trebuie facute dinainte. Gandeste-te la problemele ce le vei intampina incercand sa obtii acordul clientului asupra sferei de cuprindere, programului de activitati sau costurilor cand proiectul a inceput deja iar livrabilele sunt produse efectiv.

1.0.P2 Inainte de Inceperea Ciclului de Viata 

Inainte de inceperea ciclului de viata al proiectului (analiza, proiectare, constructie, etc.), o serie de elemente ale procesului de planificare trebuie sa fie stabilite. In cazul proiectelor mai mici, multe din aceste conditii sunt indeplinite informal sau implicit. Totusi, cu cat proiectul este mai mare, cu atat este mai important ca aceste criterii sa fie indeplinite formal si explicit.

• Clientul aproba demararea planificarii. In mod normal, se presupune ca proiectul a ajuns pana in acest stadiu in urma unei aprobari implicite. Totusi, daca nu a fost pregatit un scenariu de business pentru proiect si daca acesta nu a parcurs un proces de autorizare, atunci inainte de a incepe planificarea proiectului, trebuie cautata o aprobare explicita.
• Proiectul este definit in mod formal. Aceasta se documenteaza in Documentul de Definire a Proiectului, care cuprinde obiectivele, sfera de cuprindere, presupunerile, livrabilele, bugetul, etc. (In cazul proiectelor medii sau mici poate fi vorba despre Documentul de Definire Abreviata a Proiectului sau Cererea de Serviciu.)
• Programul de activitati al proiectului este creat. Un program de activitati trebuie pregatit si utilizat pentru managementul efortului. Acesta include puncte de verificare sau repere intermediare la care proiectul poate fi evaluat pentru a fi siguri ca este potrivit sa continue.
• Clientul aproba inceperea proiectului. Aceasta este consemnata prin Documentul aprobat de Definire a Proiectului. Sponsorul trebuie sa semneze documentul pentru a asigura acordul.
• Procedurile de management de proiect sunt definite si aprobate. Proceduri trebuie instituite pentru a descrie modalitatile in care managerul de proiect va realiza managementul problemelor, al comunicarii, riscurilor, calitatii, sferei de cuprindere, etc. Aceasta este in special valida pentru proiectele mari si mai putin importanta pe masura ce proiectele scad in dimensiuni.
• Resursele echipei de proiect sunt alocate. Trebuie sa dispui de oamenii potriviti pentru a executa proiectul. Uneori proiecte valide si aprobate trebuie intarziate pentru ca oamenii cu abilitatile potrivite nu sunt disponibili.

1.0.P3 Intelegerea Proiectelor 

Inainte de a invata cum se defineste munca dintr-un proiect trebuie clarificata definitia teoretica a proiectului in sine. Astfel se va intelege mai clar cand sunt necesare tehnici formale de management de proiect. Astfel, este indicat sa revizuiesti:

• 1.0.1 Ce este un Proiect?
• o 1.0.1.1 Momentele de Start si de Final ale Proiectului
• 1.0.2 Managementul Proiectelor vs. Ciclul de Viata al Proiectului
• 1.0.3 Managementul de Proiect vs. Managementul de Produs
• 1.0.4 Rolul Managerului de Proiect.

Procesele folosite in managementul de proiect trebuie sa fie scalabile in functie de dimensiunea proiectului. Proiectele de mare anvergura trebuie conduse mai riguros si mai structurat decat cele de mica anvergura.

1.0.P4 Dimensionarea Proiectului (Mic, Mediu, Mare)

Procesul TenStep contine indrumare specifica pentru managementul proiectului in functie de dimensiunea lui. Dar la inceput trebuie sa-ti clasifici proiectul. In unele companii, un proiect de sase luni si 10,000 de ore ar putea fi considerat un proiect de mare anvergura. In alte organizatii, acelasi proiect ar putea fi considerat un proiect de mica anvergura. Noi am furnizat cateva indicatii generale dar fiecare organizatie trebuie sa determine indicatiile care au sens pentru ele.