Comunicarea ierarhică (formală) şi comunicarea interpersonală (informală)

Într-o organizaţie există mai multe fluxuri de comunicare: comunicarea ierarhică/formală şi comunicarea/informală, întreaga comunicare desfăşurându-se, în cazul ideal, atât pe verticală (de sus în jos şi de jos în sus) cât şi pe orizontală.

Participând la acest curs vă veţi familiariza cu modalitatea de funcționare a autorităților/instituțiilor publice în contextul legislației privind comunicarea ierarhică/formală şi comunicarea interpersonală/informală.

Tematică abordată: Comunicarea formală ierarhică:

• Mesajele şi canalele de comunicare reglementate, prestabilite ale unei organizaţii;
• Activitatea organizaţiei şi de tot ceea ce este legat de aceasta;
• Mesaje verbale, nonverbale, scrise, sub formă de scrisori, mesaje telefonice, mesaje radio, imprimate, note interne, transmiterea mesajelor de către persoanele autorizate, pe canalele oficiale, recepţionarea mesajelor la nivelul persoanelor aflate pe circuitul formal de comunicare şi decodificarea/cunoaşterea conţinutului acestor mesaje;
• comunicările formale, înregistrare şi păstrare în evidenţele organizaţiei, arhivarea documentelor la nivelul organizaţiei, producerea şi/sau gestionarea informaţiilor de interes public/informaţiilor clasificate.
• comunicarea formală pe orizontală, de-a lungul direcţiilor paralele de autoritate (reţeaua de comunicare formală dintr-o organizaţie împreună cu spaţiile de desfășurare a acestor comunicări, stabilirea canalelor de trimitere a mesajelor importante, planul de transmitere ale acestor informaţii, atât pentru emiţători, cât şi pentru receptori, stabilirea persoanelor din sfera relațională, persoanele care trebuie să fie informate asupra acestor acţiuni, mersul acestora şi rezultatul lor,  spaţiu de păstrare a informaţiilor care vor fi necesare planificării, operaţiunilor şi controlului, medierea (formală) la nivelul conducătorului organizației);
• Comunicarea formală pe verticală (de sus în jos), de la vârf spre bază, transmiterea de dispoziţii şi directive, delimitarea responsabilităţilor angajaţilor, motivarea angajaţilor, informarea lor în mod continuu despre politica, scopurile şi strategia organizaţiei, periodicitatea comunicării, evitarea capcanelor comunicării formale pe vertical (dezinformarea intenționată, rezistența la schimbare, cultură organizațională rigidă);
• creearea unui sistem ordonat pentru superiori şi pentru subordonaţi, pentru a se informa unii pe alţii în mod constant asupra modului de realizare a obiectivelor și modalitatea de acțiune pentru indeplinirea acestora;
• canale formale de comunicare în cadrul rețelei de comunicare formal (stabilirea unui sistem formal de responsabilităţi conform structurii ierarhice a organizaţiei, reţeaua ideală de comunicare și canalele de comunicare de jos în sus, de sus în jos și pe orizontală);
• importanța circulaţiei permanente a informaţiei dintre departamente și importanța existenței posturilor de specialişti în comunicare în organigramă;
• persoane cheie cu atribuții în comunicarea formală la nivel instituțional (persoana responsabilă cu liberul acces la informațiile de interes public, purtătorul de cuvânt, persoana responsabilă pentru relația cu societatea civilă, consilierul etic etc);
• structuri cheie cu atribuții în comunicarea formală la nivel instituțional
• identitatea vizuală a organizației;
• imaginea organizaţiei în exterior.

Comunicarea interpersonală/informală

• sistemul de comunicare interpersonal/informal în cadrul organizației (mesaje, fragmente informaţionale, păreri şi expresii ale sentimentelor angajaţilor);
• canale de comunicare interpersonală/informală dictate de necesităţile zilnice, care nu corespund cu cele ale comunicării formale;
• tipuri de mesaje informaţionale (verbal, nonverbal, paraverbal) și căile prin care acestea circulă în organizaţie;
• rolul comunicării informale în realizarea sarcinilor de lucru și în funcționarea organizației;
• surse de tensiune care generează comunicarea interpersonală/informală între grupuri,  nevoia de a ocoli canalele oficiale pentru o mai mare rapiditate a schimbului de informaţii;
• rolul activ al canalelor neoficiale de comunicare, rolul comunicării informale în reproiectarea organizaţiei, rolul comunicării informale în contracararea zvonurilor care dăunează activităţii şi imaginii organizaţiei;
• rolul comunicării neoficiale în promovarea iniţiativei şi autonomiei, reducerea riscurilor legate de conflictele de muncă, de fenomene de tipul contraputerii, care sunt generate de excesul de formalism;
• importanța existenței comunicării formale şi informale la nivel instituțional, riscuri generate de promovarea exclusivă a comunicării formale, cadre formale de comunicare, foarte flexibile, care să permită circulaţia adecvată a fluxurilor purtătoare de informaţii şi feedback la acestea.