Dupa intocmirea procesului – verbal de preluare, cutiile de arhiva sunt sigilate si depozitate pe rafturi in depozitul Prestatorului.

Pentru evidenta si monitorizarea documentelor/cutiilor iesite si intrate in depozitul de arhiva, se intocmeste registrul de evidenţă curentă a intrarilor-ieşirilor documentelor din depozit, potrivit dispozitiilor Legii 16/1996.

 Documentelor existente in depozitele de arhiva vor fi verificate periodic in scopul stabilirii integritatii fondului arhivistic, existenţa documentelor cuprinse în inventare sau alte instrumente de evidenţă, stabilirea stadiului în care se află procesul de prelucrare arhivistică a documentelor şi starea fizica a lor.

 Verificarea se efectuează prin confruntarea dosarelor/unităţilor arhivistice cu datele cuprinse în instrumentele de evidenţă ale fondului/colecţiei (numarul (cota) dosarului, anii extremi, numărul filelor unităţilor arhivistice).