Arhivarea electronică a documentelor presupune înlocuirea suportului fizic şi producerea, gestionarea şi utilizarea fişierelor informatice. Prin această metodă se elimină, sistematic, arhivele prăfuite, pline cu documente deteriorabile în timp, mai mult sau mai puţin organizate, înlocuite fiind cu arhive electronice foarte bine organizate care nu ocupă spaţiu fizic şi sunt uşor de gestionat şi de păstrat.

Complex System Development oferă servicii de arhivare electronică prin digitizarea vechii arhive fizice şi/sau a documentelor actuale şi viitoare ale companiei dumneavoastră. Beneficiile arhivării electronice sunt numeroase; cele mai importante sunt: • documentul electronic este nedeteriorabil şi disponibil în timp în starea lui iniţială, imagine identică cu originalul; • costuri reduse la depozitarea şi manipularea documentelor; • eliminarea erorilor de înregistrare; • minimizarea timpilor de arhivare şi căutare; • siguranţa informaţiei (coduri de acces pe nivele şi sistem de urmărire a operaţilor efectuate); • existenţa mai multor filtre de căutare (la suportul fizic există unul sau două – anagrafic şi numeric progresiv); • posibilitatea de a consulta documentele de la distanţă; • folosirea agregărilor de informaţii în diferite moduri, pentru a avea mereu 360º din informaţie; • opţiunea de a eticheta documentele la intrare şi la ieşire.

Servicii de arhivare

Simplificăm şi personalizăm structura arhivelor electronice prin soluţii personalizate. Complex Systems evelopment răspunde la toate caracteristicile legale şi fiscale de conservare şi „depozitare informatică” a documentelor. Cu CSD este posibilă arhivarea electronică a oricăror tipuri de documente, cum ar fi: • manuscrise, ziare şi carte veche; • hărţi; • documente tehnice; • planuri cadastrale; • documente/dosare medicale, reţete; • documente contabile şi fiscale; • dosare de personal; • contracte; • regulamente, manuale, normative, contracte, comunicări; • documente şi dosare a instituţilor financiar bancare, asigurărilor, fondurilor de pensii; • documente pe suport audio/video.

Servicii de digitizare

Transformăm hârtia/suportul fizic în fişiere. Acest serviciu presupune echipamente de digitizare de înaltă calitate şi performanţă, investiţie făcută de compania noastră în beneficiul clientului pentru a oferii calitate şi rapiditate operaţională indiferent de formatul documentelor.

Scanare automată

Centrele de compresie şi arhivare digitală CSD sunt dotate cu cele mai noi tehnologii, atât din punct de vedere al echipamentelor de compresie (Panasonic, Canon, Fujitsu, ImageACCESS), din punct de vedere al aplicaţiilor de scanare, OCR, compresie şi al fluxurilor de lucru (Kofax, EMC, ABBYY) cât şi din punct de vedere al infrastructurii şi securităţii IT&C (Fujitsu, IBM, NetApp, Microsoft, RedHat, CISCO, FortiGate, APC, Symantec). Documentele electronice sunt stocate în infrastructura noastră timp de 30 de zile după finalizarea proiectului; la cerere, este posibilă stocarea documentelor pentru o perioadă mai lungă de timp. În cadrul Centrelor noastre de compresie se pot procesa până la jumătate de milion de pagini pe zi şi peste 10 de milioane de pagini pe lună, la rezoluţii de peste 400 dpi (rezoluţie nativă optică). Documentele pot fi scanate faţă-verso la o singură trecere a documentului prin scaner, iar livrarea imaginilor se realizează în timp real. Echipamentele sunt dotate cu senzori de detectare multi-feed, cu ultrasunete, care detectează automat dacă scanerul a preluat mai mult de o filă, astfel scăzând rata de eroare şi crescând acurateţea proiectului. Procesarea imaginilor (îndreptare, decupare, diferite corecţii şi optimizări) se realizează automat în scaner, înainte ca imaginile scanate să ajungă în aplicaţiile operatorilor noştri. Pentru a optimiza costurile operaţionale şi de logistică CSD deţine centre de compresie a documentelor cu acoperire naţională şi în Republica Moldova. Nu în ultimul rând, această strategie a fost implementată pentru delimitarea proiectelor care necesită confidenţialitate şi securitate înaltă dar şi pentru proiecte de compresie ce necesită scanarea descentralizată sau centralizată.

Scanare manuală

În cazul documentelor cu formate neobişnuite sau care necesită o manevrare specială se foloseşte scanarea manuală. Tipurile de documente sunt multiple şi pot apărea mereu dimensiuni şi formate noi, ca şi exemple: documente legate, de tipul cărţilor şi al manuscriselor vechi, documente deteriorate, cărţi, reviste, broşuri, planşe tehnice, radiografii, ziare etc. Pentru scanarea manuală folosim scanere speciale, care nu vin în contact direct fizic cu documentele, tehnologii utilizate în cele mai renumite laboratoare de restaurare şi conservare a manuscriselor şi documentelor degradate. Suntem mândri deţinători şi utilizatori de echipamente de la cei mai importanţi producători cum ar fi ImageAccess, Fujitsu şi Contex, care permit captarea imaginilor pe bază de lumină rece, fără emisie de radiaţii UV.

Legătorie documente

Serviciile de legătorie documente oferite de CSD te ajută să obții atât conformitate legală cât și economii financiare, de spațiu și timp, pe termen îndelungat. Folosim cele mai calitative materiale și instrumente accesibile în piață pentru a constitui unitățile arhivistice. Echipa de legătorie CSD lucrează rapid, eficient și este foarte determinată. Legătoria documentelor se poate face în spațiul pus la dispoziție de către client sau în centrele CSD, de către personal specializat în lucrări de arhivare documente și legătorie documente.

Consultanţă arhivare

Consultanţii noştri sunt experţi în managementul și arhivarea documentelor şi în servicii de suport administrativ. Prin folosirea serviciilor noastre se ajunge la o reducere a costurilor şi o minimizare a timpului pierdut, ducând la o funcţionare eficientă prin asigurarea conformităţii legale şi de reglementare, protejarea documentelor importante şi oferirea accesului facil la informaţii. CSD vine în întâmpinarea oricărei companii, indiferent în ce industrie activează, pentru a elabora şi a pune în aplicare programe de management al documentelor şi servicii administrative care sprijină operaţiunile lor de afaceri. Practica în consultanţă pe care o acordăm în domeniul administrării documentelor scrise se valorifică prin intermediul arhiviştilor noştri licenţiaţi şi experimentaţi în acest domeniu. Oferim soluţii practice clienţilor noştri. Proiectele pot include:

• Dezvoltarea şi întocmirea nomenclatorului arhivistic;
• Dezvoltarea politicii şi procedurilor care se referă la documentele din cadrul unei firme;
• Dezvoltarea programelor de menţinere a documentelor;
• Administrarea unor evaluări necesare în ceea ce priveşte tehnologia administrării electronice a documentelor şi depozitarea acestora;
• Măsurarea datelor curente în domeniul administrării documentelor conform cu standardele naţionale şi internaţionale şi recomandările necesare pentru îmbunătăţirea lor;
• Aplicarea politicii de audit în administrarea documentelor în întreaga firmă;
• Furnizarea serviciilor de pregătire şi consultanţă pentru personalul firmei.

Îngrijorarea crescândă în ceea ce priveşte administrarea înregistrărilor scrise în sectorul public şi privat este alimentată de probleme de conformitate, evitarea riscului, clasificarea informaţiei, menţinerea documentelor, cât şi eliminarea acestora. Printre beneficiile implementării unui program complet de administrare a înregistrărilor scrise se numără:

• Abilitatea de a identifica repede şi constant necesitatea reţinerii unei înregistrări şi timpul aferent acestei operaţiuni;
• Crearea şi menţinerea unui sistem credibil de înregistrare cu posibilitatea utilizării acestuia în cazul litigiilor, auditului intern sau investigaţiilor guvernamentale;
• Conformitatea cu condiţiile de reţinere legale şi regulamentare îmbunătăţesc eficacitatea operaţională, inclusiv reducerea nevoii de spaţiu şi echipamente;
• Integrarea sistemului de administrare a documentelor în procesele şi metodele de lucru ale firmei dumneavoastră;
• Echipa noastră de consultanţă în domeniul arhivistic va structura şi organiza documentele companiei dumneavoastră conform domeniilor acestora.